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WM教員の書類整理1

新年早々、今回は膨大な書類の整理について。
書類整理なんかについては、いろんなハウツー本が出版されているけど、ワタシの周りでそういうの活用してる人って、あまり見ない^^。自分自身も、その手の本はよっぽどでないと、買わないです。
 とかいいつつ、今回は書きたいので書きます^^;)))))))。
というのも、周囲で同じ方法とってる人があまりいない感じがするので・・・・。もし「これは!」という方法があればご活用くださいませ。

★自分の書類整理に向かないファイル★

Cimg0223 これです。よくある紙の¥50くらいのファイル。学校で支給されるファイルは大抵これではありませんか?これだと、一度綴じてしまったら、途中の書類を簡単に取り出せません
一度上の方のファイルを全部とって、また綴じ直さなきゃいけないでしょ?
「折り癖」もつけにくいから、分厚くなればなるほど閲覧にも向かない。

このタイプはあくまでも「保存」向け、あるいは安価なので「生徒向け」のファイルと思ったほうがいいのです。
【このファイルで整理する項目】
   部活/委員会/保存する資料/週報バックナンバーなど
   見る頻度が低いもの

★A4版 2リングタイプのファイルを使う★

Cimg0222このタイプです。これだと、途中の書類を出すのも楽だし、押さえなくても「開きっぱなし」が容易。ファイル素材もボードや樹脂タイプがほとんどで丈夫です。自腹になるけど、毎年使えるから。

【このファイルで整理する項目】
  授業1年・2年・3年/成績処理/学年/職員会議/
  毎日見るもの、頻繁に出し入れするもの

★行事の文書はファイルしない★

これ、鉄則!
プロジェクトが始動すると、頻繁に見る必要があって、日報がでたりする行事
これはファイルしてるとわかりにくいし、その他の無関係な資料も持ち運ぶのは無駄。
入学式、校外学習、キャンプ、交通安全教室、体育祭・・・・・・・・
Cimg0225 行事などの時限、かつ変更、持ち運びの多い書類はファイルではなく、A4のボードで管理します。ボードは6~7枚を使いまわしてます。ボードなら穴あけも不要です。

行事が終了した時点で、書類も破棄。机上整理にもなるって。

【ボードで管理する書類】
  学校行事/学年行事//出張の文書/
  提出期限のある分掌の文書(教科・校務それぞれ)など

★投げ込みファイル・封筒も活用★

Cimg0224Cimg0230 投げ込みファイルは、書類に穴あけが不要なので便利。
進行中の作業、頻繁に出し入れする名簿、穴あけ不可の書類なんかは、これに入れて机上に置く。

生徒に渡す予定の書類なんかも、これに入れとくとさっと出せますよっ!

ファイルにインデックスをつけたり、表にタイトルつけとくとベスト。
このファイルは、ホームセンターでまとめ買いしたり、出かけた先で気に入ると買ってきたりで、いつでも使える空きファイルをロッカーに20枚くらい用意してあります。
いろんな色柄があると、整理もしやすくなります。

書類の位置もきちんと決めてあげないとね。

★机上保管は量を限定★

Cimg0232 机上に本棚を置いたり、ボックスを置く人が多いのですが・・・・これだと書類はなぜか無限に増えていきます(なぜなの~?)
ワタシはこんなケースを3個、机上に並べてあります。
机上の書類は、基本的にこれに入るだけ。
入らなくなったら、机の引き出しや、ロッカーに移動してしまうものを考えます。
クリアファイルや、ボードでの整理にも向いています。

3学年分の教科書類も、できればここに入れます。

2へ続く。

※TBPに送ったあとで、並び順の不具合に気づいたので・・・マルチになっております。ご容赦を・・・・

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Comments

わははは。WMピアノ教師も同じですよ。生徒の指導記録、講習会のプリント、行事用のプリント、たまるたまるふえるふえる・・・
コンクールの申し込み書とか、教室行事用のプリントの予備なんかは投げ込みファイルを使うことが多いですね。

学校の先生と違うのは、楽譜が増えること。減ることは・・・ないですね。絶版になってしまうものもあるし、なにかのネタ(演奏ボランティアとか、ちょっとしたイベントとか)に使えないかと思って買ったけど使えてないものとか。本棚に入らないヘンな大きさのものが多いので困ってます。

Posted by: おそなえ餅1号 | January 05, 2007 at 04:50 PM

★おそなえ餅1号さん

ピアノ譜だけでよかったじゃないですか^^)
他の楽器のまであった日にゃ・・・・・
実は、うちも楽譜多いんですよ・・・・オットの。
バンドスコアばかりなんですけどね~。
子供が生まれてから、まったく開いてないようです。(ワタシが怒るからだって話)

ホント、とにかく油断するとすぐ増えますね。紙は・・・・。

Posted by: まりえ | January 06, 2007 at 12:27 AM

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